Conformité aux licences de sponsoring au Royaume-Uni : un guide pour les entreprises suisses

Pour les entreprises suisses qui s'implantent au Royaume-Uni ou qui emploient des travailleurs ayant besoin d'un parrainage, il est essentiel de comprendre les obligations liées à la licence de parrainage au Royaume-Uni. Parmi ces responsabilités, la tenue de registres se distingue comme une exigence de conformité essentielle. L'annexe D du ministère de l'Intérieur britannique définit les documents spécifiques que les sponsors doivent conserver et la durée pendant laquelle ils doivent être conservés.

Ce guide fournit aux employeurs suisses des informations clés sur les exigences en matière de tenue de dossiers pour le parrainage au Royaume-Uni, contribuant ainsi à garantir la conformité et à éviter d'éventuelles sanctions.

Quels documents les employeurs suisses doivent-ils conserver pour les travailleurs sponsorisés afin de garantir la conformité de la licence de parrainage ?

1. Dossiers des employés pour chaque travailleur parrainé

Les entreprises suisses titulaires d'une licence de parrainage au Royaume-Uni doivent conserver les documents suivants pour chaque travailleur parrainé :

Vérification du droit au travail : preuve que le travailleur est légalement autorisé à travailler au Royaume-Uni, complétée avant le début de l'emploi et avant l'expiration du visa.
Documents d'entrée : une copie du visa britannique du travailleur et une preuve d'entrée au Royaume-Uni.
Numéro d'assurance nationale (NI) : requis à des fins fiscales et d'emploi au Royaume-Uni.
Coordonnées : un historique de l'adresse, du numéro de téléphone et de l'e-mail du travailleur au Royaume-Uni.
Vérification du Disclosure and Barring Service (DBS) (le cas échéant).
Registres d'absences : Documentation des congés et des présences.
Itinéraires de mobilité professionnelle mondiale : documents supplémentaires, tels que les contrats pour les itinéraires de fournisseurs de services ou de travailleurs détachés.
Certificat du système d'approbation de la technologie académique (ATAS) (le cas échéant).
Documents supplémentaires pour les enfants parrainés , tels que des lettres de consentement parental ou des licences de représentation d'enfants pour le parcours Travailleur créatif .

2. Preuves de recrutement

Les employeurs suisses peuvent être tenus de fournir la preuve d'un processus de recrutement démontrant la nécessité d'embaucher un travailleur migrant. Bien qu'un test officiel du marché du travail des résidents ne soit pas toujours requis, les sponsors doivent conserver les annonces d'emploi ou toute autre preuve d'un véritable poste vacant.

3. Registres des salaires et des paiements

Pour confirmer le respect des exigences salariales, les entreprises suisses doivent conserver :

Bulletins de paie avec le nom du travailleur, le numéro NI et les détails fiscaux.
Preuve des versements de salaire, y compris la fréquence et les montants.
Contrats de travail et relevés de toutes indemnités.

4. Preuve du niveau de compétence

Les employeurs doivent conserver des documents prouvant que le travailleur possède le niveau de compétence requis pour le poste, tels que :

Diplôme ou qualifications professionnelles pertinentes.
Descriptions de poste décrivant les tâches et les responsabilités.
Toute accréditation ou inscription professionnelle requise pour le rôle.

Durée de conservation des dossiers

Les dossiers doivent être conservés pendant toute la durée du parrainage et pendant au moins un an après la fin du parrainage ou jusqu'à ce que le ministère de l'Intérieur britannique ait effectué un audit de conformité , selon la première éventualité. Les documents soumis pour la demande initiale de licence de parrainage doivent être conservés aussi longtemps que l'entreprise détient la licence.

Certains documents, tels que les dossiers relatifs au droit au travail , doivent être conservés plus longtemps pour se conformer à la législation britannique sur la prévention du travail illégal.

Conséquences du non-respect

Le non-respect des exigences en matière de tenue de registres peut entraîner de graves conséquences, notamment :

Suspension ou révocation de la licence de parrainage .
Amendes et sanctions civiles pour travail illégal .
Perte de la capacité à parrainer de nouveaux travailleurs, affectant les opérations commerciales au Royaume-Uni .

Les employeurs suisses doivent se préparer à d’éventuelles visites de conformité du ministère de l’Intérieur, au cours desquelles les fonctionnaires peuvent vérifier la documentation et les systèmes pour garantir le respect des obligations des sponsors. Compte tenu de l’augmentation des contrôles de conformité, la réalisation d’un audit d’immigration au Royaume-Uni peut aider les entreprises à éviter les pénalités.

Comment Richmond Chambers Suisse peut vous aider

Notre équipe d'avocats spécialisés en immigration d'affaires au Royaume-Uni aide les entreprises suisses à déposer des demandes de licence de parrainage, à effectuer des audits de conformité et à répondre aux exigences d'immigration en vigueur au Royaume-Uni. Pour discuter de vos obligations en matière de licence de parrainage, contactez-nous au +41 21 588 07 70 ou remplissez notre formulaire de demande de renseignements .