Certificates of Sponsorship définis et non définis : planifier les recrutements au Royaume-Uni depuis la Suisse

Les entreprises suisses qui recrutent au Royaume-Uni dans le cadre de la voie Skilled Worker constatent souvent que détenir une licence de parrainage de travailleurs qualifiés ne signifie pas que l'entreprise est immédiatement prête à parrainer un recrutement particulier. Le sponsor britannique agréé doit disposer du bon type de Certificate of Sponsorship (CoS), le poste doit satisfaire aux exigences actuelles de la voie et les informations saisies dans le Sponsor Management System (SMS) doivent être exactes et justifiables.

Pour les équipes RH, mobilité internationale et direction basées en Suisse, la distinction pratique oppose le CoS défini, utilisé pour un Skilled Worker qui demande une autorisation d'entrée depuis l'extérieur du Royaume-Uni, au CoS non défini, utilisé pour un Skilled Worker qui demande une autorisation de séjour depuis le Royaume-Uni. Prévoir le mauvais type de CoS, ou le prévoir trop tard, peut retarder la date d'entrée en fonction et créer un risque de non-conformité pour le sponsor.

1. Pourquoi la planification des CoS influence les dates d'entrée en fonction

Un CoS est un enregistrement électronique de parrainage. Il ne s'agit ni d'un certificat papier ni d'un visa. Le sponsor l'attribue dans le SMS, puis le travailleur utilise son numéro de référence pour sa demande de visa Skilled Worker.

Le risque apparaît fréquemment lorsqu'un groupe suisse se développe au Royaume-Uni, a convenu d'une date d'entrée en fonction avec un candidat à Zurich ou Genève, mais n'a pas achevé l'analyse d'immigration britannique. Avant de promettre une date, le groupe doit identifier le sponsor britannique agréé, confirmer l'éligibilité du poste, déterminer le lieu de la demande du travailleur et vérifier si le CoS requis peut être attribué à temps.

2. CoS définis et non définis : la distinction essentielle

Un CoS défini est requis pour un Skilled Worker qui demande une autorisation d'entrée depuis l'extérieur du Royaume-Uni. Le sponsor doit le demander dans le SMS et attendre son attribution avant de pouvoir l'attribuer au travailleur.

La demande de CoS défini repose sur les caractéristiques du poste proposé. Il n'est pas toujours nécessaire d'avoir identifié le travailleur avant de présenter la demande. Les directives officielles relatives au parrainage permettent une demande lorsque le sponsor dispose d'un poste éligible et prévoit raisonnablement de devoir parrainer un travailleur se trouvant hors du Royaume-Uni. Certaines options salariales et dispositions transitoires exigent toutefois des informations sur un travailleur déterminé.

Un CoS non défini est utilisé pour un Skilled Worker qui demande une autorisation de séjour depuis le Royaume-Uni. Les CoS non définis sont aussi utilisés pour les travailleurs relevant d'autres voies parrainées, qu'ils présentent leur demande depuis le Royaume-Uni ou depuis l'étranger. Ils sont attribués sur l'allocation annuelle du sponsor.

Cette distinction n'est pas facultative. L'attribution d'un CoS non défini lorsqu'un CoS défini est requis peut exposer le sponsor à des mesures graves, y compris la révocation de sa licence.

3. CoS défini : éléments à finaliser avant la demande

Une demande de CoS défini doit reposer sur un poste authentique, suffisamment certain et susceptible de satisfaire aux exigences Skilled Worker en vigueur. Le sponsor devra fournir notamment le code professionnel, la description du poste, le salaire, le nombre d'heures hebdomadaires, le lieu de travail et les dates d'emploi prévues.

Un intitulé de poste suisse ou une grille salariale mondiale ne détermine pas l'éligibilité au Royaume-Uni. Le sponsor britannique doit rattacher les fonctions réelles au bon code professionnel SOC 2020 et vérifier le salaire et le temps de travail au regard des Immigration Rules et des directives applicables à la date pertinente.

Les demandes simples de CoS défini sont normalement décidées rapidement, mais le délai publié n'est pas garanti. UK Visas and Immigration peut demander des informations ou des documents, et les contrôles peuvent prolonger sensiblement la procédure. Une fois attribué, le CoS défini doit normalement être affecté à un travailleur dans les 90 jours. Après l'attribution, le travailleur dispose normalement de trois mois pour l'utiliser dans sa demande de visa.

4. CoS non définis et allocations annuelles

Les CoS non définis constituent une ressource annuelle à gérer. Le sponsor doit prévoir le nombre vraisemblablement nécessaire pour les demandes Skilled Worker présentées depuis le Royaume-Uni et pour les autres voies parrainées couvertes par sa licence. Il doit aussi suivre le nombre de CoS attribués et la date de fin de son année d'allocation.

Si l'allocation est épuisée, le sponsor doit demander une augmentation avant de pouvoir effectuer l'attribution suivante. Cette demande peut prendre sensiblement plus de temps qu'une demande simple de CoS défini et peut nécessiter des preuves du besoin de l'entreprise. Les plans de recrutement ne doivent donc pas traiter une augmentation comme une formalité instantanée.

Un candidat déjà présent au Royaume-Uni ne peut pas automatiquement utiliser un CoS non défini. Le sponsor doit d'abord vérifier si sa catégorie d'immigration actuelle permet une demande Skilled Worker depuis le Royaume-Uni. Les visiteurs et certaines autres catégories ne peuvent pas changer de voie depuis le Royaume-Uni.

5. Résidence en Suisse, nationalité et statut d'immigration britannique

La résidence en Suisse ne crée pas un droit particulier au parrainage britannique, ne supprime pas l'obligation d'obtenir un visa et n'entraîne pas une décision plus rapide. Les ressortissants suisses et la plupart des ressortissants de l'UE qui s'installent au Royaume-Uni pour travailler après la fin de la libre circulation doivent normalement obtenir une autorisation d'immigration britannique, sauf s'ils disposent d'un autre statut pertinent, tel qu'un statut au titre de l'EU Settlement Scheme ou un Frontier Worker permit protégé.

La résidence en Suisse reste toutefois pertinente sur le plan procédural. Une demande d'autorisation d'entrée Skilled Worker est généralement présentée dans le pays où le demandeur vit. Une résidence légale en Suisse peut donc permettre à un ressortissant suisse, européen ou d'un pays tiers d'y présenter sa demande et d'y accomplir la procédure d'identification. L'analyse correcte distingue ainsi la nationalité, le statut britannique existant, le lieu de la demande et la possibilité de présenter la demande depuis la Suisse.

Pour planifier le CoS, la question immédiate est généralement de savoir où la demande Skilled Worker sera présentée. Une demande depuis la Suisse exigera normalement un CoS défini. Une demande recevable depuis le Royaume-Uni exigera normalement un CoS non défini.

6. Calendrier pratique de recrutement pour les entreprises suisses

Les entreprises suisses doivent intégrer les étapes suivantes au processus de recrutement :

• Analyse d'immigration : confirmer la nationalité, le statut britannique actuel, le lieu prévu de la demande et la possibilité d'un changement de voie depuis le Royaume-Uni.

• Analyse du poste : identifier les fonctions, le code SOC 2020, le salaire, les heures hebdomadaires, le lieu de travail et la date de début prévue.

• Préparation du sponsor : confirmer que la bonne entité britannique détient la licence pertinente, que les responsables et l'accès au SMS sont opérationnels et que l'état de la licence permet l'action envisagée.

• Capacité en CoS : demander un CoS défini pour une demande depuis l'étranger ou confirmer une allocation suffisante de CoS non définis pour une demande recevable depuis le Royaume-Uni.

• Attribution et demande : vérifier les données finales du CoS, l'attribuer et veiller à ce que le travailleur présente sa demande pendant sa période de validité.

• Voyage et entrée en fonction : ne pas confondre CoS et autorisation de travailler ; achever la procédure de visa et le contrôle du droit au travail avant le début de l'emploi.

Cette séquence doit être coordonnée avec l'approbation du poste, la validation de la rémunération et le contrat de travail, plutôt que laissée jusqu'après l'acceptation de l'offre.

7. Conformité du sponsor et gouvernance transfrontalière

Le sponsor britannique reste responsable de l'exactitude du CoS et du respect de ses obligations de conservation, de déclaration et de suivi. Une équipe de mobilité en Suisse peut soutenir la procédure, mais l'accès au SMS et les décisions doivent respecter les directives et le sponsor britannique doit conserver un contrôle effectif.

Cette question est particulièrement importante dans les structures matricielles où le salarié est employé par l'entité britannique mais dirigé commercialement depuis la Suisse. Les lignes hiérarchiques ne sont pas, à elles seules, déterminantes, mais le sponsor britannique doit pouvoir superviser le poste parrainé, savoir où et comment le travailleur exerce son activité et signaler les changements pertinents.

Le contrat, les approbations internes et le CoS doivent présenter un récit cohérent. Un code professionnel incorrect, des informations salariales non justifiées, un poste non authentique ou l'utilisation du mauvais type de CoS peuvent affecter la demande du travailleur et la licence du sponsor.

8. Points pratiques à retenir

Pour un Skilled Worker qui présente sa demande depuis la Suisse, il faut planifier un CoS défini. Pour une personne déjà au Royaume-Uni, il faut confirmer à la fois la possibilité de changer de voie et la disponibilité d'un CoS non défini. Il ne faut pas supposer que le travailleur doit être identifié avant toute demande de CoS défini, mais il ne faut pas présenter une demande tant que le poste n'est pas authentique et suffisamment finalisé.

La résidence en Suisse n'est pas un raccourci substantiel vers le marché du travail britannique, mais elle peut compter pour le lieu de présentation de la demande d'autorisation d'entrée. Surtout, la planification des CoS doit faire partie de la planification des effectifs : le poste, le salaire, la capacité du sponsor et le calendrier d'immigration doivent être alignés avant de confirmer une date de début au Royaume-Uni.

9. Contacter nos avocats spécialisés en immigration en Suisse

Richmond Chambers Switzerland conseille les entreprises suisses et les groupes internationaux sur les demandes de licence de parrainage, la stratégie relative à la licence de parrainage de travailleurs qualifiés, les demandes de visa de travailleur qualifié, la planification des CoS définis et non définis, les procédures du Sponsor Management System et la conformité du sponsor. Nous pouvons examiner les postes proposés, les structures de groupe et les calendriers de recrutement, puis conseiller sur la voie d'immigration britannique et les étapes de parrainage appropriées.

Pour organiser une réunion de première consultation, contactez Richmond Chambers Switzerland par téléphone au +41 21 588 07 70 ou remplissez notre formulaire de demande de renseignements.

10. Questions fréquemment posées : Certificates of Sponsorship définis et non définis

Quelle est la différence entre un CoS défini et un CoS non défini ?

Un CoS défini est utilisé pour un Skilled Worker qui demande une autorisation d'entrée depuis l'extérieur du Royaume-Uni. Un CoS non défini est utilisé pour une demande Skilled Worker recevable depuis le Royaume-Uni et pour les travailleurs relevant d'autres voies parrainées.

Un candidat qui présente sa demande depuis la Suisse a-t-il besoin d'un CoS défini ?

Une personne qui présente depuis la Suisse une demande d'autorisation d'entrée Skilled Worker aura normalement besoin d'un CoS défini. Le sponsor doit l'obtenir et l'attribuer avant le dépôt de la demande de visa.

Un sponsor peut-il demander un CoS défini avant d'avoir identifié le travailleur ?

Oui, lorsque le sponsor dispose d'un poste éligible et prévoit raisonnablement de recruter un Skilled Worker depuis l'extérieur du Royaume-Uni. Certaines options salariales ou dispositions transitoires exigent les informations d'un travailleur déterminé ; le poste et le fondement du parrainage doivent donc être vérifiés en amont.

Combien de temps prend une demande de CoS défini ?

Les demandes simples sont normalement décidées rapidement, mais le Home Office peut effectuer des contrôles ou demander des preuves. Une entreprise ne doit pas promettre une date d'entrée en fonction en supposant que chaque demande sera décidée dans le délai normal publié.

Quand utilise-t-on un CoS non défini pour un Skilled Worker ?

Il est normalement utilisé lorsque le Skilled Worker présente une demande autorisée de séjour depuis le Royaume-Uni. Le sponsor doit disposer d'une allocation annuelle suffisante et le statut actuel du travailleur doit permettre une demande depuis le Royaume-Uni.

La résidence en Suisse facilite-t-elle le parrainage britannique ?

Elle ne crée pas de droit au travail au Royaume-Uni et n'assouplit pas les exigences Skilled Worker. Elle peut être pertinente pour présenter la demande d'autorisation d'entrée depuis la Suisse et y accomplir la procédure d'identification.

Que se passe-t-il si le sponsor attribue le mauvais type de CoS ?

La demande du travailleur peut échouer et le sponsor peut faire l'objet de mesures graves. Les directives du Home Office indiquent que l'utilisation d'un CoS non défini lorsqu'un CoS défini est requis peut entraîner la révocation de la licence.

Le siège suisse peut-il gérer la procédure de parrainage britannique ?

Une équipe RH ou de mobilité suisse peut soutenir la procédure, mais le sponsor britannique agréé reste responsable. L'accès au SMS, les responsables de la licence, les dossiers et les déclarations doivent respecter les directives, et le sponsor britannique doit conserver un contrôle effectif.

Cet article résume le droit britannique de l'immigration et les directives du Home Office applicables à la date de sa rédaction. Les faits, les preuves, la situation du sponsor et le positionnement procédural peuvent influer sur l'issue. Il est fourni à titre d'information générale uniquement et ne constitue pas un conseil juridique.